Sinds 2011 is het hoofdkantoor van Volkswagen Pon Financial Services gevestigd in een groot pand in Amersfoort, dat dateert uit 2001. In 2019 concludeerde de financieel specialist in mobiliteit dat het gebouw toe was aan een renovatie. Om deze te realiseren, was tevens een hierop afgestemde verhuisoperatie noodzakelijk. Volkswagen Pon Financial Services deed hiervoor een beroep op POT Verhuizingen. De ervaren verhuispartner ging deze uitdaging maar al te graag aan.

Rick van Nieuwkerk is werkzaam als Facilitair Specialist bij Volkswagen Pon Financial Services. Hij maakt onderdeel uit van het team Facility, dat alle facilitaire zaken regelt voor het hoofdkantoor in Amersfoort en een aantal nevenvestigingen elders in het land.

“Het pand was behoorlijk gedateerd”, vertelt Rick van Nieuwkerk van Volkswagen Pon Financial Services. “Om een aantrekkelijke werkgever te zijn, moet je ook een mooie werkomgeving bieden. Een renovatie van het gebouw was dan ook zeker geen overbodige luxe. In samenwerking met de gebouweigenaar hebben we het pand voorzien van een technische upgrade, denk aan een nieuwe klimaatinstallatie en het aanbrengen van led verlichting in het hele pand. Deze zaken hebben geleid tot een upgrade van energielabel D naar energielabel A. Doordat dit uitgevoerd werd, was het praktisch ook handig de esthetische renovatie te doen, met nieuw tapijt, schilderwerk en nieuwe service corners als resultaat. Het is een gebouw met een enorme oppervlakte van circa 7.500 m², met tien verdiepingen verdeeld over twee vleugels. We hebben er dan ook eerst goed over nagedacht hoe we de renovatie moesten aanpakken. Uiteindelijk hebben we besloten om de werkzaamheden gefaseerd uit te voeren per verdieping. Tijdens de uitvoering moest het werk zo veel mogelijk doorgaan.”

Toen dit eenmaal duidelijk was, werd een intern verhuisplan opgesteld. “We moesten bijvoorbeeld uitzoeken hoeveel mensen er op iedere verdieping werkten, waar we die tijdelijk konden huisvesten elders in het gebouw en ga zo maar door. Het streven was de teams zo veel mogelijk bij elkaar te houden.” Al snel werd ook POT Verhuizingen benaderd. “We hebben hen gevraagd om mee te denken hoe we dit slim konden doen. Voor ons was het allemaal best spannend, maar we konden merken dat zij dit dagelijks doen, dat gaf ons een comfortabel gevoel.”

“Per verdieping hadden we vijf weken de tijd. We hebben een interne verhuisinstructie opgesteld zodat medewerkers precies wisten wat er wanneer van hen werd verwacht. De spullen die zij echt nodig hadden voor hun werk, moesten worden gecodeerd en ingepakt in dozen. POT Verhuizingen leverde hiervoor alle benodigde materialen. De dozen werden vervolgens op de daarvoor geplande datum verhuisd naar een andere locatie in het gebouw. Vertrouwelijke documenten zijn in speciale verzegelde containers opgeslagen en vervoerd zodat niemand er bij kon. Het materieel dat overbleef, werd door POT Verhuizingen in containers geplaatst en naar hun eigen opslag gebracht. Het was super fijn dat dit kon, want we hadden hier zelf geen ruimte voor in ons pand. We wilden natuurlijk zo min mogelijk bedrijfsstilstand en zo min mogelijk overlast voor de medewerkers, dus de verhuisbewegingen – zowel intern als extern – hebben grotendeels plaatsgevonden op de vrijdagavond en in het weekend. Voor POT Verhuizingen was dit gelukkig geen probleem. Gedurende de uitvoering liepen er voormannen van hen rond die precies wisten wat de bedoeling was, daardoor verliep alles heel soepel.”

Na vijf weken werd alles steeds weer netjes ingeruimd op de verdieping die onder handen was genomen. “POT Verhuizingen richtte de verdieping in met meubilair – denk aan werkplekken en vergadermeubilair – en IT hardware. Op maandagochtend konden onze medewerkers daardoor meteen aan de slag.” Uiteindelijk heeft het ruim een jaar geduurd voordat de renovatie volledig was afgerond. “We zijn ontzettend trots op het eindresultaat. De nieuwe inrichting van het pand ziet er ontzettend mooi uit en het is van energielabel D naar energielabel A gegaan. Dat laatste sluit perfect aan op onze duurzaamheidsdoelstellingen. Mede dankzij de inzet van POT Verhuizingen zijn we helemaal klaar voor de toekomst.”

De samenwerking is kennelijk goed bevallen want inmiddels is POT Verhuizingen weer betrokken bij een project. “Vanwege de coronacrisis werken medewerkers meer vanuit huis en dat blijft ook zo. Daardoor is nooit meer de volle bezetting op kantoor aanwezig. Nu willen we met de inrichting nog een stap verder gaan zodat het nog aangenamer wordt. Op een aantal afdelingen halen we een deel van de bureaus weg, zodat er meer ruimte is voor een speelsere indeling. Ook komen er grote akoestische wanden en groene room dividers, en voegen we andere elementen toe waar je in stilte kunt werken en ook even in alle rust kunt bellen. Verder gaan we de afdelingen die veel klantcontact hebben, voorzien van wat specifieker meubilair die de belwerkzaamheden beter ondersteunen. Het doel is om de werkomgeving te verbeteren. De ene helft doen we in 2021, de andere helft in 2022. Ook daar hebben we POT Verhuizingen voor ingeschakeld, zij zijn inmiddels uitgegroeid tot onze vaste verhuispartner.”