Natuurlijk wil je dat de archivering binnen jouw organisatie goed is geregeld. Maar het is nog niet zo eenvoudig om dat voor elkaar te krijgen. Welke documenten moet je nu eigenlijk precies bewaren en hoe lang? Hoe zorg je er bovendien voor dat je medewerkers toegang hebben tot de gewenste informatie op de momenten dat het nodig is? Een verhuizing is vaak een natuurlijk moment om na te denken over dit soort zaken. In deze blog vertel ik je waarom dit zo belangrijk is en hoe je de archivering stap voor stap kunt optimaliseren.

Enerzijds omdat je te maken hebt met een wettelijke bewaarplicht. Het lastige is alleen dat er niet één wet is die dit voorschrijft. De Nederlandse wetgeving kent namelijk verschillende onderdelen waarin de bewaarplicht van documenten aan de orde komt. Het kost dan ook wat moeite om te achterhalen aan welke eisen je precies moet voldoen.

Anderzijds kun je meestal een flinke kostenbesparing realiseren. In de praktijk worden met name papieren archieven regelmatig onnodig lang bewaard. Dat kost veel geld. Zeker bij een verhuizing dus alle reden om na te gaan of wellicht alleen digitale beschikbaarheid voldoende is of dat een deel van de stukken kan worden vernietigd. Daar kun je dan ook al bij het aanschaffen van de nieuwe bedrijfsruimte rekening mee houden: wellicht kun je af met een aanzienlijk minder aantal vierkante meters dan oorspronkelijk gedacht.

Veel organisaties weten overigens niet dat ze naast een bewaarplicht ook een vernietigingsplicht hebben. Als je hier niet aan voldoet, ben je strafbaar en kun je zelfs een boete krijgen. Alle reden om archivering de aandacht te geven die het verdient.

Ik merk dat bij veel organisaties het overzicht ontbreekt. Daardoor zien ze door de bomen het bos niet meer. Het is mogelijk om middels de volgende stappen langzaam maar zeker orde in de chaos te scheppen:

Verschillende afdelingen hebben meestal allemaal een eigen werkwijze. Welke documenten (papier en digitaal) worden momenteel precies bewaard, waar en in welke vorm? Uiteindelijk is het streven toe te werken naar een eenduidig beleid binnen je organisatie, zodat voor iedereen duidelijk is hoe ze de archivering aan moeten pakken.

Een goede registratie is in mijn visie essentieel om weloverwogen keuzes te kunnen maken over o.a. digitalisering en fysieke opslag. Er zijn diverse soorten documenten en daarvoor gelden over het algemeen andere eisen waaraan moet worden voldaan. Maak dus inzichtelijk met welke documentsoorten je binnen jouw organisatie te maken hebt, bijvoorbeeld jaarrekening, grootboek en administratie, facturen, loonbelastingverklaringen, afspraken met personeel over salaris en arbeidsvoorwaarden, en arbeidsovereenkomsten.

Zo schrijft de Belastingdienst voor dat ondernemers hun administratie 7 jaar lang moeten bewaren (dat is de fiscale bewaarplicht). Het gaat dan specifiek om basisgegevens als het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Per documentsoort gelden echter andere wettelijke bewaartermijnen, een overzicht is te vinden via de volgende link.

Hak op basis van de informatie uit stap 3 knopen door over niet alleen de bewaartermijn maar ook de vorm (papier of digitaal) waarin stukken bewaard moet worden. Zo wordt meteen duidelijk welke documenten vernietigd kunnen worden (vergeet hierbij niet de vernietigingsplicht in oogschouw te nemen). Vraag bij het laatste ook om een vernietigingscertificaat zodat je bewijs hebt dat het daadwerkelijk is vernietigd (dit is ook van belang voor je klanten).

Bij fysieke archieven zal je moeten beslissen of je deze zelf op de eigen locatie bewaart of dat je deze extern opslaat. Bij (deels) digitaliseren van het archief zijn er eveneens verschillende mogelijkheden. Het varieert van het creëren van één groot bestand tot het maken van goed doorzoekbare documenten en zelfs het direct kenmerken van de archieven om deze meteen in de juiste mappenstructuur weg te kunnen schrijven naar de door de klant gebruikte systemen. De beveiliging is daarbij een belangrijk aandachtspunt. Het gaat immers veelal om privacygevoelige gegevens, daar moet je zorgvuldig mee omgaan. Om die reden tekenen wij altijd een geheimhoudingsverklaring en hebben al onze medewerkers een VOG-verklaring.

Je kunt er natuurlijk voor kiezen om dit allemaal zelf te organiseren, het is echter ook mogelijk om een externe partner als POT Verhuizingen hiervoor in te schakelen. Vanuit onze jarenlange ervaring met het omgaan met archieven adviseren wij je graag en regelen we desgewenst alles. Van het transport en de fysieke opslag in een uitstekend beveiligde en geklimatiseerde omgeving tot de digitalisering van documenten en gecertificeerde vernietiging. De werkzaamheden worden waar mogelijk uitgevoerd door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt om maximaal invulling te geven aan Social Return.

Laat je archief dus niet langer verstoffen en neem contact met ons op om te kijken wat we voor je kunnen betekenen.