Je had het je als facility manager allemaal zo mooi voorgesteld. Alles was tot in de puntjes voorbereid dus de verhuizing zou soepel verlopen en iedereen zou blij met je zijn. De werkelijkheid blijkt echter net even anders. Met als gevolg dat de medewerkers van je bedrijf niet met een positief gevoel terugkijken op de verhuizing en dat is jammer. Hoe zorg je er dan voor dat verhuizen wel degelijk een feestje wordt? In deze blog geef ik je een aantal tips.

Begin bij de mensen!

Een zakelijke verhuizing zorgt regelmatig voor veel stress binnen een organisatie. Dat kun je voorkomen door een gedegen voorbereiding. Daarbij krijgt in mijn ervaring specifiek de communicatie met de eigen medewerkers niet altijd de aandacht die het verdient. Dat terwijl het juist de medewerkers zijn die de meeste hinder kunnen ondervinden van een verhuizing als het niet goed is voorbereidt. Des te meer reden om ervoor te zorgen dat zij zoveel mogelijk gewoon door kunnen gaan met hun werkzaamheden.

Met de volgende tips kom je een heel eind:

Je houdt er zelf waarschijnlijk ook niet van om opeens geconfronteerd te worden met iets nieuws terwijl je er helemaal geen invloed op hebt gehad. Dat geldt net zo goed voor de medewerkers van jouw organisatie. Het helpt als je mensen de gelegenheid geeft om te wennen aan het idee van een verhuizing. Breng ze hier dus tijdig van op de hoogte.

Het is daarnaast fijn om te weten waar je aan toe bent dus geef vooral ook informatie over de nieuwe locatie en wat ze daar kunnen verwachten. Wat zijn de mogelijkheden om er te komen? (auto/openbaar vervoer) Wat moet er geregeld worden om te zorgen dat ze er straks probleemloos kunnen komen? En hoe gaat het er aan toe op de dag van de verhuizing? Wanneer moeten de spullen ingepakt zijn en wanneer wordt hun werkplek verhuisd?

Leuk, zo’n splinternieuw modern kantoor, maar als blijkt dat het niet voldoet aan wat je medewerkers in de praktijk nodig hebben, sla je alsnog de plank mis. Het houden van een enquête is een eenvoudige manier om er achter te komen wat ze willen.

In deze tijd is hybride werken de norm dus vraag bijvoorbeeld na hoeveel (en welke) dagen per week ze thuis werken en op kantoor. En als ze dan op kantoor zijn, willen ze elkaar daar dan vooral ontmoeten of moeten er ook voldoende rustige werkplekken zijn? En waar willen ze precies zitten op de nieuwe locatie, wat is het meest efficiënt? Hoeveel en welke persoonlijke spullen willen ze bovendien meenemen? Ook daar moet ruimte voor komen.

Uiteraard heeft ook het management specifieke wensen ten aanzien van de inrichting van de nieuwe huisvesting. Leg deze wensen naast die van de medewerkers en kijk hoe je tot een passend ideaalplaatje kunt komen.

Laat je verhuisbedrijf meedenken over de communicatie richting de medewerkers, zij hebben op dit gebied een schat aan ervaring. Een Erkend Projectverhuisbedrijf kan je o.a. ondersteunen met de benodigde documentatie. Denk aan een stickerplan en een instructie voor de medewerkers wanneer ze zelf hun persoonlijke spullen gaan inpakken.

Het is aan te raden goed te kijken in hoeverre de werkzaamheden van medewerkers daadwerkelijk stil kunnen staan en voor hoe lang. Stem dit af met je verhuisbedrijf zodat deze voorrang kan geven aan de meest urgente werkzaamheden. Communiceer de uiteindelijke planning ook met de medewerkers zodat ze weten wanneer ze beter thuis kunnen werken. Op deze manier zorgen jullie er samen voor dat de business gewoon doorgaat.

Last but not least: Maak er een leuke happening van als de medewerkers de nieuwe locatie in gebruik nemen. Een hapje en een drankje, een acteur die je op een ludieke manier begeleidt naar je nieuwe werkplek… Het hoeft niet zo ingewikkeld te zijn. Het is allemaal goed gegaan en dat mag gevierd worden.

Door medewerkers op deze manier mee te nemen in het hele verhuisproces, kijken ze er met een positief gevoel op terug en gaan ze met plezier aan de slag op hun nieuwe werkplek. Stuur vooral een bericht, dan maken we een afspraak voor een persoonlijk gesprek en kijken we hoe we jouw medewerkers op een goede manier kunnen betrekken bij de zakelijke verhuizing.