Verhuisbedrijf Utrecht: hoe POT je helpt binnen de stad te verhuizen

Bibliotheek Utrecht is een centrale bibliotheek, waarvan er maar een paar in Nederland zijn. Projectleider Elwin Poolman: “Zo’n grote bibliotheek verhuist maar eens in tientallen jaren. Een heel gebeuren. Breng maar eens honderdduizenden boeken over van het ene naar het andere pand, en dit ook nog eens per categorie en op alfabetische volgorde. De bibliotheek verhuisde van de Oude Gracht naar de Neude, beide middenin de stad. We hadden daardoor te maken met venstertijden: de tijdvakken waarin je in die straten mag laden en lossen. Als verhuisbedrijf in Utrecht moet je dan een goed plan hebben.”

Verhuizen met een stickerplan

Dat begon al bij een stickerplan waarmee de boeken werden verhuisd. De boeken in een bibliotheek staan volgens een bepaald systeem opgesteld. Dat moest in het nieuwe pand hetzelfde zijn. Samen met de klant bepaalden we welke kleur stickers bij welke categorie boeken hoorde. Op de stickers stonden ook cijfers, wat locatiecodes waren. Wij lieten de bibliotheekmedewerkers per verdieping, categorie, subcategorie, kast en plank aangeven wat ze waar wilden hebben. Zo hebben we iedere meter boeken exact overgezet.”

Maar eerst moesten de boeken nog met vrachtwagens door de binnenstad heen. “We moesten het in- en uitladen zo creatief mogelijk binnen de venstertijden plannen. We wilden het winkelend publiek en de ondernemers niet tot last zijn. En op het Neude waren ook nog eens bouwwerkzaamheden. Om 6:00 uur ’s ochtends begonnen we met inpakken. Tot 11:00 uur reden we met volle vrachtwagens heen en weer om in- en uit te laden en tussen 11:00 en 15:00 pakten we alles uit in het nieuwe pand. In het nieuwe pand zit een grote trap, waarnaast we voor de verhuizing een soort brug hebben gemaakt. Daarmee rolden we alles naar boven. Door de trap over te slaan konden we efficiënter werken.”

Een goed plan zorgt voor een soepelere verhuizing. En dat neemt de zorgen van de klant weg.

In een week was de klus geklaard. “Dat vond de klant heel fijn, want het oorspronkelijke doel van het team van de Bibliotheek was om binnen twee weken te verhuizen. Omdat het ons binnen een week lukte, hadden zij meer tijd om zich te installeren in het nieuwe pand.

Maar zo’n grote verhuizing in zo’n korte tijd was ons niet gelukt zonder een goed plan. Of je nou werkt met stickers, letters of codes: een goed plan zorgt voor een soepelere verhuizing. En dat neemt de zorgen van de klant weg.”