Checklist voor een soepele bedrijfsverhuizing

Verhuizen is niet niks, en zakelijk verhuizen al helemaal niet. Er moet enorm veel geregeld worden en collega’s en klanten willen zo min mogelijk ‘last’ hebben van de overgang. Maar intussen gaat het gewone werk ook door. Met een strakke organisatie en een goede voorbereiding kom je echter een heel eind. Een checklist biedt houvast voor een soepele bedrijfsverhuizing.

Intern verdeel je de taken het beste strak. Maak één persoon verantwoordelijk voor de verhuizing en vorm een projectgroep met vertegenwoordigers van alle stafafdelingen. Daaruit komt de echt magie: een plan. Dit plan geeft duidelijkheid aan werknemers, leveranciers en verhuispartners over wat er wanneer gaat gebeuren door wie. Het beschrijft rollen, taken, planning, communicatie en niet onbelangrijk: welke spullen moeten waarheen? Een checklist kan helpen alle onderwerpen waar je mee te maken kunt krijgen vooraf te tackelen. Zo weet je zeker dat je niks vergeet.

Om ervoor te zorgen dat het bedrijf voor, tijdens of na de verhuizing op geen enkel moment helemaal plat ligt, is het goed specifiek aandacht te besteden aan ICT. Belangrijk puntje dus in de checklist en draaiboek van jouw verhuizing. Breng je ICT partner of afdeling met jouw verhuisspecialist in contact, zodat ze werkzaamheden optimaal kunnen stroomlijnen. Zo kan het handig zijn om te overwegen om de afdeling waar ICT de belangrijkste rol speelt als eerste te verhuizen. Zij kunnen de nieuwe locatie in rap tempo operationeel maken en zo gaat de minste tijd verloren.

De communicatie met eigen medewerkers is net zo belangrijk als de communicatie met externe partijen om de verhuizing soepel te laten verlopen. Houdt iedereen op de hoogte van wat er gaat gebeuren en wat er van ze verwacht wordt. Zorg ervoor dat je alle externe partijen die betrokken zijn in een vroeg stadium aan elkaar verbindt.  Profiteer van de ervaring en kennis die zij gezamenlijk hebben: je hoeft niet alles zelf te doen.

Een geschikt verhuisbedrijf voor een bedrijfsverhuizing heeft kennis, ervaring en capaciteit op dit vlak. Hun betrokken projectleider denkt met je mee, helpt een plan en checklist te maken en ondersteunt in de communicatie tussen alle betrokken partijen. Zij kunnen je ontzorgen en de bedrijfsverhuizing zo efficiënt mogelijk maken.

Wil je weten wat er bij een bedrijfsverhuizing komt kijken? Download het whitepaper ‘Verhuizen zonder stilstand’ met daarin een uitbreide checklist voor bedrijfsverhuizing.