Je verbreekt boos de telefoonverbinding. Je had net het verhuisbedrijf aan de lijn naar aanleiding van de factuur die je van hen hebt ontvangen. Die is fors hoger dan het bedrag dat jullie oorspronkelijk hadden afgesproken. Volgens hen was er sprake van allerlei onvoorziene kostenposten. Hoe moet je dit uitleggen aan de financieel directeur?

Helaas hoor ik in de praktijk regelmatig over situaties als deze. Overschrijdingen van maar liefst 50% op het originele verhuisbudget zijn geen uitzondering. Maar om wat voor verborgen kosten gaat het dan precies en hoe kun je budgetoverschrijdingen als deze voorkomen? Ik vertel het je in deze blog.

Iets waar je misschien niet meteen aan denkt omdat je ervan uitgaat dat het onderdeel is van het verhuisproject: het gebruik van alle voor de verhuizing benodigde materialen. Ga na of dit al dan niet bij de prijs inbegrepen zit. Zo ja, voor welke periode voor en na de verhuizing is het gebruik gratis en vanaf wanneer ga je hier als bedrijf precies voor betalen? Beetje vervelend als je niet doorhebt dat de teller inmiddels is gaan lopen…

Een inkoppertje is het beruchte meerwerk dat veel verhuisbedrijven in rekening brengen. Meerwerk, het is een rekbaar begrip, want wat versta je daar nu precies onder? In mijn visie is dit werk dat je als verhuisbedrijf extra hebt uitgevoerd gedurende de verhuizing en waar je dus ook niet van tevoren een prijs voor hebt afgesproken. “We zijn er langer mee bezig geweest dan gepland” betreft vanuit deze optiek geen meerwerk, dat zijn kosten die voor rekening komen voor het verhuisbedrijf.

Om te voorkomen dat jij ervoor moet opdraaien, is het verstandig om als facility manager duidelijke afspraken te maken met je verhuispartner over hoe om te gaan met eventueel meerwerk, bij voorkeur zwart op wit. Spreek bijvoorbeeld een vaste prijs af voor iedere m³ die extra wordt verhuisd. Dit is objectief meetbaar, waardoor je later niet voor verrassingen komt te staan. Neem ook standaard een post onvoorzien op, circa 10% van het totale budget. Natuurlijk kunnen er altijd onverwachte situaties voorkomen, maar als je zorgvuldig met elkaar communiceert – ook gedurende de verhuizing – kom je een heel eind. Als je het op deze manier aanpakt, mondt de evaluatie achteraf niet uit in een vervelend welles/nietes spelletje over meerwerk, en wordt deze leuk en nuttig, zoals het ook hoort.

Een ongeluk zit in een klein hoekje… zeker tijdens een megaoperatie als een zakelijke verhuizing. En mocht er iets misgaan, dan moet je wel zeker weten dat dit gedekt wordt door de verzekering. Controleer dus vooraf of je verhuispartner afdoende verzekerd is en zo ja, tot welk bedrag. Wil je zeker weten dat het goed zit, kies dan voor een Erkend Project Verhuizer.

Op het eerste gezicht reken je ze wellicht niet mee maar ze kunnen behoorlijk uit de klauwen lopen: de kosten die optreden doordat je bedrijf niet (volledig) door kan blijven draaien gedurende de verhuizing. Dit is eenvoudig te ondervangen door in kaart te brengen welke afdelingen echt operationeel moeten blijven. Geef het tijdig door aan je verhuispartner zodat deze hier rekening mee kan houden in het draaiboek en de planning.

In de ideale wereld worden bij een zakelijke verhuizing spullen in het ene pand simpelweg opgepakt en vervolgens overgebracht naar het andere pand zonder enige noemenswaardige schade. De realiteit is dat heel makkelijk schade ontstaat aan bijvoorbeeld wanden, vloeren en liften. En daar is de verhuurder of nieuwe koper van je oude pand niet blij mee. Zorg er dan ook voor dat zo min mogelijk verschillende partijen over de vloer komen tijdens de verhuizing. Spreek bijvoorbeeld met de leveranciers van o.a. je meubilair, kopieermachines en beplanting af dat zij niet zelf het meubilair en andere goederen verhuizen maar dit overlaten aan je verhuispartner. Hetzelfde geldt voor bedrijven die meubilair afvoeren of ophalen om het elders een tweede leven te geven.

Het scheelt veel tijd en kosten als je bepaalt wat logistiek gezien de beste positie is voor het parkeren van de verhuiswagen(s), zowel op de huidige als de nieuwe locatie. Het kan dan echter wel zo zijn dat je hiervoor een vergunning moet aanvragen bij de gemeente. Wellicht zijn er ook bepaalde venstertijden waarop je al dan niet in een gebied mag komen? Als dit niet geregeld is op de verhuisdagen, kan het je veel geld kosten omdat de verhuizing dan (gedeeltelijk) niet door kan gaan zoals gepland. Vraag dus vooral na bij de gemeente hoe het zit of laat dit over aan je verhuispartner.

In dit post-corona tijdperk – waarin hybride werken steeds meer de norm is – extra belangrijk om over na te denken: in hoeverre is je nieuwe locatie er afdoende op ingericht om de benodigde ICT-capaciteit aan te kunnen? Specifiek de internetsnelheid is van cruciaal belang, aangezien de collega’s thuis en op kantoor met elkaar moeten kunnen videobellen zonder onderbrekingen. Regel je dit niet goed, dan brengt dit kosten met zich mee. Dan heb ik niet alleen over directe kosten als die voor o.a. de brontoevoer en de bekabeling, maar ook over indirecte kosten als ontevreden en minder efficiënt werkende medewerkers.

Concluderend: een soepel verhuisproces zonder onverwachte kosten staat of valt met het maken van duidelijke afspraken met je verhuispartner voorafgaand aan de verhuizing, zowel over de werkzaamheden die je nu kunt voorzien als over eventueel meerwerk. Het is onmogelijk om als facility manager alles te weten dus vertrouw daarbij op de kennis en kunde van je verhuispartner. POT Verhuizingen biedt een integrale oplossing waarbij alle genoemde aspecten worden meegenomen. Zo blijf je binnen het vastgestelde budget.