Hoe maak je een feestje van je zakelijke verhuizing?

Het zweet staat op je voorhoofd. Als facilitair manager was het jouw verantwoordelijkheid om de verhuizing van jullie bedrijf naar het nieuwe pand te regelen. Je dacht dat je aan alles gedacht had maar nu de grote dag eindelijk is aangebroken, is het één chaos. De mensen krioelen door elkaar en weten niet wat ze moeten doen en waar ze heen moeten. Spullen die niet mee hoeven, stapelen zich bovendien langzaam maar zeker op… Iedereen is boos. Hoe ga je dit oplossen? Een situatie als deze wil je natuurlijk maar al te graag voorkomen. Ik vertel je in deze blog hoe je ervoor kunt zorgen dat een zakelijke verhuizing voor alle betrokkenen zo soepel én prettig mogelijk verloopt.

Een goede voorbereiding is het halve werk, ook bij een zakelijke verhuizing, daar ben ik heilig van overtuigd. Een doortimmerd overall plan is een must, het geeft duidelijkheid aan je eigen medewerkers én aan je verhuispartners en voorkomt veel onnodige stress. Neem dus de tijd om dit op te stellen, inclusief een uitgewerkte planning (van voor, tijdens én na de verhuizing) en een tekening van de nieuwe indeling. “Oh nee, waar zijn mijn spullen gebleven???” Dat wil je natuurlijk niet horen dus vergeet ook het coderingsplan niet.

“Ik ben bang dat onze business dadelijk een paar dagen plat ligt”, is een veel gehoorde opmerking van klanten. ICT speelt tegenwoordig bij bijna alles een cruciale rol, dus alle reden om apart aandacht te besteden aan je ICT afdeling. Breng je ICT partner en je verhuispartner met elkaar in contact zodat ze – wellicht onder het genot van een glaasje bier… – hun wederzijdse werkzaamheden optimaal kunnen stroomlijnen. Bijvoorbeeld door de afdeling waar ICT het meeste wordt gebruikt, als eerste te verhuizen en in rap tempo operationeel te maken op de nieuwe locatie. Op die manier gaat er zo mijn mogelijk tijd verloren en kunnen je medewerkers snel weer aan de slag.

“Ach, helemaal vergeten!” In mijn ervaring verlies je je soms zo in de hele verhuizingshectiek dat je iets voor de hand liggends over het hoofd ziet, namelijk de communicatie met je eigen medewerkers. Dat terwijl die net zo belangrijk is om de verhuizing naar ieders tevredenheid te laten verlopen. Waar willen zij op de nieuwe locatie zitten, wat is het meest efficiënt? Hoeveel en welke persoonlijke spullen willen ze bovendien meenemen? Uiteraard moeten ze ook weten wanneer hun werkplek wordt verhuisd, misschien kunnen ze op dat moment wel thuis werken? Door medewerkers mee te nemen in het hele proces, zullen zij straks hopelijk met een goed gevoel terugkijken op de verhuizing.

Ik zie het regelmatig bij de verhuizingen die wij doen: stiekem valt het toch tegen hoeveel spullen na afloop van de verhuizing overbodig zijn. Wat moet je er dan mee? Eeuwig zonde om ze zomaar weg te gooien. Maak van tevoren inzichtelijk om welke spullen het precies gaat én denk na over een mogelijke bestemming. Uit de cijfers blijkt dat ruim 70% van de inventaris in Nederland weer op een circulaire wijze kan worden ingezet dus waarom zou je dit niet doen? Wellicht wil je de spullen geven aan een goed doel dat jouw organisatie een warm hart toedraagt? En anders kunnen de grondstoffen worden hergebruikt? Hiermee draag je als organisatie je steentje bij aan een duurzame samenleving.

“Het liep allemaal toch net iets anders dan gepland”, verzuchten klanten soms na een verhuizing. Dat is simpelweg een feit, hoe goed je het ook voorbereidt. Tegelijkertijd loop je daarmee wel het risico dat je uiteindelijk meer geld kwijt bent dan voorzien en daarvoor door je management op de vingers wordt getikt. Vanuit die optiek adviseer ik je om duidelijke afspraken over meer- en minderwerk te maken met je verhuispartner en te vragen om een open calculatie. Je wil achteraf toch niet voor vervelende verrassingen komen te staan?

Niet ieder verhuisbedrijf is in staat om een zakelijk verhuisproject in goede banen leiden. Dit vergt kennis, ervaring en capaciteit. Kies dan ook voor een Erkende Projectverhuizer. Een betrokken projectleider vanuit de verhuispartner is essentieel. Deze denkt met je mee, wijst je op valkuilen en weet hoe je een verhuisproject aanpakt. Verder helpt hij je met het opstellen van een plan én de communicatie met alle partijen die betrokken zijn bij de verhuizing. Zet je verhuispartner in als verlengstuk van jezelf, hiermee realiseer je een efficiencytoename van 35%.

Last but not least: Zorg dat je alle betrokken partijen die betrokken zijn bij de praktische uitvoering van de verhuizing in een zo vroeg mogelijk stadium aan elkaar verbindt. Ga als facilitair manager vooral niet zelf het wiel uitvinden maar profiteer van de schat aan kennis en ervaring die zij gezamenlijk bieden. Samen maak je er een succes van. En dat is weer reden voor een feestje!

Wil je weten hoe wij bij POT Verhuizingen een zakelijke verhuizing aanpakken? Kijk dan eens naar dit filmpje van onze werkzaamheden voor de Bibliotheek Utrecht.