Hybride werken in 2021: 3 kansen voor de facility manager

Tijdens de coronacrisis werkten veel medewerkers opeens massaal vanuit huis. Nu de coronamaatregelen grotendeels zijn teruggedraaid, is het weer mogelijk om naar kantoor te komen. Van de mensen die thuis kúnnen werken, geeft slechts 10% aan dit daadwerkelijk fulltime te gaan doen, zo blijkt uit recent onderzoek van vakbond FNV onder 5.300 leden. Maar liefst 20% wil zelfs helemaal niet meer terug naar de fysieke werkplek. Hybride werken – deels thuis, deels op kantoor – wordt daarmee ongetwijfeld de norm. Dat betekent uiteraard ook iets voor je facilitaire voorzieningen. Zorg ervoor dat je als facilitair manager de plank niet misslaat bij de terugkomst van jouw medewerkers en wees voorbereid. Ik benoem in deze blog drie kansen waar je zeker op in moet springen.

Aangezien de meeste medewerkers een aanzienlijk beperkter deel van hun werktijd op kantoor zullen doorbrengen, is de kans groot dat het huidige kantoor deels niet meer wordt benut. Waarschijnlijk voldoet een kleiner aantal m². Stel dus een concrete planning op die inzichtelijk maakt wanneer wie op kantoor is. En kijk op basis van dit overzicht vervolgens kritisch naar het aantal m² per medewerker dat je in de nieuwe situatie echt nodig hebt. Ik ben ervan overtuigd dat je daarop kunt besparen, evenals wellicht op andere facilitaire voorzieningen als schoonmaak, vergaderfaciliteiten, parkeergelegenheid e.d.

Momenteel zie ik in de praktijk dat veel bedrijven panden afstoten en/of samenvoegen. Ze verkijken zich er vaak op wat daar allemaal bij komt kijken. Wat doe je bijvoorbeeld met overtollig meubilair en archieven? En welke contracten op het gebied van soft en hard services lopen er eigenlijk op beide panden?

In de nieuwe situatie heeft niet iedereen meer een eigen werkplek. Ik merk dat klanten steeds vaker kiezen voor een flexwerkplek die op verschillende momenten door meerdere medewerkers kan worden gebruikt. Voor de meeste mensen is dat wel even schakelen, want waar laat je dan je persoonlijke spullen? Aan jou als facilitair manager de schone taak om daar een slimme oplossing voor te verzinnen. En is de inrichting eigenlijk helemaal coronaproof? De afgelopen maanden heb je natuurlijk al veel gedaan op dit gebied, wellicht kun je nu de puntjes op de i zetten.

In mijn visie is er nog een ander aandachtspunt: het kantoor is niet meer alleen de fysieke omgeving waar je je werk doet maar wordt steeds meer ook een ontmoetingsplek. Hoe zorg je ervoor dat de inrichting van het kantoor die functie zo optimaal mogelijk ondersteunt? Ga vooral creatief om met datgene wat je hebt, met relatief eenvoudige aanpassingen stel je je medewerkers wellicht net iets beter in staat om het contact met elkaar te onderhouden. Dat persoonlijke element wordt volgens mij in de toekomst alleen maar belangrijker dus ze zullen je er dankbaar voor zijn.

Fijn dat medewerkers meer vanuit huis werken, maar dat moet dan natuurlijk wel op een Arbo-technisch verantwoorde manier kunnen. Inventariseer bij je medewerkers wat voor voorzieningen er al bij hen zijn getroffen en breng in kaart waar extra maatregelen moeten worden genomen. Moet er op IT-gebied nog iets geregeld worden? Zijn er mensen die graag een zit/sta bureau hebben? In mijn ervaring is ieders persoonlijke situatie anders – de een werkt aan de keukentafel, de ander heeft een apart kantoor – dus maatwerk is een must. Het is even wat werk maar als medewerkers zo veel tijd doorbrengen op hun thuiswerkplek, kun je deze beter zo comfortabel mogelijk maken

Neem dus nu het heft in handen. Het is jouw verantwoordelijkheid om te zorgen dat je medewerkers zowel thuis als op kantoor beschikken over alle faciliteiten die ze nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Kies niet voor de makkelijke weg door medewerkers een eenmalig budget te geven waar ze iets voor kunnen kopen, maar regel het zelf. Heb je er bovendien ook aan gedacht wat te doen wanneer een medewerker uit dienst gaat en daar een nieuwe medewerker voor in de plaats komt? Ga voor een structurele en duurzame oplossing en laat de laatste gebruik maken van de werkplek van de eerste. Als je het goed doet, krijg je geen bakken kritiek over je heen maar zie je alleen blije gezichten!