Bedrijfsverhuizing: waarom de projectleider onmisbaar is

Van vier panden naar één, 400 werkplekken en vele leveranciers: de bedrijfsverhuizing van een grote bank in Midden-Nederland was een flinke uitdaging. De rol van projectleider Elwin Poolman was hierbij onmisbaar. “Mijn doel: zorgen dat de klant zo min mogelijk zorgen heeft. Die taak neem ik graag op me.”

De verhuizing van de bank, van vier panden naar één pand in Driebergen, was binnen drie dagen geregeld. Elwin: “Dat is heel snel, dus het vroeg een hoop van ons team. Een grote klus als deze kun je alleen doen met een goede voorbereiding en organisatie. De juiste mensen op de juiste plekken. Dat is gelukt, en dat voelt als een bijzondere prestatie.”

Bij een verhuizing heb je vaak te maken met veel leveranciers. Als daar geen goed plan voor is, kan dat zorgen voor een hoop onrust. “Het kan dan heel druk worden op het terrein van het nieuwe pand. Ook is de kans op schade groter. Er waren op het terrein ook nog eens bouwwerkzaamheden; die mensen wilden we zo min mogelijk in de weg lopen. We maakten een plan: van ons opslagdepot in Amersfoort maakten we een centrale plek waar alle leveranciers hun spullen konden leveren. Vanuit daar gingen we met volle vrachtwagens naar de bank. Op die manier hadden de klant en de leveranciers maar één aanspreekpunt. De verhuizing verliep zo een stuk soepeler én duurzamer.”

Omdat de bank ‘groen’ is, werd het nieuwe pand helemaal duurzaam. Ook tijdens de bedrijfsverhuizing was dit te merken: de oude bureaus werden niet zomaar naar het nieuwe kantoor gebracht. “De tafelbladen waren behoorlijk gedateerd, dus wilde de bank ze een nieuw leven geven. Wij zijn geen meubelmakers, maar konden de bank wel helpen met de recycling. Wij zorgden ervoor dat op de oude locatie tijdelijk huurmeubilair kwam te staan. De tafelbladen stuurden we naar een meubelmaker die de bladen opschuurde en in de lak zette. De frames gingen alvast naar de nieuwe locatie. Daar werden de tafelbladen later ook gemonteerd door een gespecialiseerde meubelmaker. Wij regelden het contact met al deze partijen, zodat de bank hier niet aan hoefde te denken.”

Aan Elwin was het de taak de organisatie in het opslagdepot en de communicatie met alle partijen in goede banen te leiden. “Daarnaast ben ik als projectleider de begeleider voor de hele verhuizing, van begin tot eind. Ik zorg ervoor dat het projectteam van de klant zo min mogelijk zorgen en stress heeft. Een taak die ik graag op me neem. Het voelt fantastisch als het lukt.”